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27-05-2017
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Mise à jour :
02-02-2017
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1. Définition des objectifs de l'exercice de prospective
Les objectifs de l'exercice doivent être définis en concertation avec les principales parties prenantes. Ces objectifs ne doivent pas être confondus avec les finalités ou les buts à atteindre par le territoire lui-même. Il s'agit ici de déterminer le travail commun aux différents partenaires et qui pourrait être consigné dans une charte comportant un certain nombre de règles du jeu. Ces objectifs sont fondamentaux car ils conceptualiseront les attentes des participants et serviront à l'évaluation de la démarche. Ils doivent donc être précis, clairs et compréhensibles par tous. Ces objectifs définiront également l'angle d'approche du territoire s'il s'agit de limiter la prospective à une question ou un secteur en particulier.
2. Positionnement temporel de l'exercice de prospective
Inscrite dans la temporalité, la prospective prête une attention particulière aux horizons et aux étapes sur les lignes du temps. Ainsi, plusieurs choix s'imposent:
– l'horizon temporel de la vision;
– l'horizon de l'analyse rétrospective;
– l'horizon stratégique.
a. L'horizon temporel de la vision
Le choix de l'horizon temporel pour la vision se base sur deux nécessités. La première consiste à dégager la pensée des contingences du court terme, et donc des mandats, carrières et enjeux personnels des participants. La deuxième nécessité relève de la possibilité de s'accorder suffisamment de temps pour être capable de mettre en œuvre des projets majeurs : mise en place d'infrastructures nouvelles, de rénovations sociales ou éducatives, etc. Le temps d'une génération correspond assez bien à ces changements.
b. L'horizon de l'analyse rétrospective
On considère souvent que l'horizon de l'analyse rétrospective sur laquelle vont se fonder le diagnostic et la recherche des tendances lourdes doit correspondre à la mesure du temps pour atteindre l'horizon de la vision. Toutefois, il faut moduler ce temps par rapport aux événements de l'histoire du territoire (ruptures et bifurcations) et surtout des secteurs étudiés (institutions, démographie, société, économie, technologie, etc.).
c. L'horizon stratégique
L'horizon stratégique est celui dans lequel doit s'inscrire l'exercice, considérant notamment le moment où il aboutira et délivrera ses produits. Ce choix de date est extrêmement important car il doit prendre en compte le rythme de la vie politique, sociale, économique du territoire et rechercher les moments propices. A quoi sert-il, par exemple, de produire un plan stratégique pour le territoire au moment où plus personne ne s'en soucie car le contexte a changé ?
3. Positionnement spatial de l'exercice de prospective
La valeur de l'observation géographique, c'est l'épaisseur de la durée, disait Fernand Braudel. L’espace du territoire doit être compris à partir de ses dynamiques tant internes qu'externes et être relié aux réalités des personnes qui y naissent, y vivent ou y travaillent. Le territoire implique un processus d’appropriation dès le début de l'exercice de prospective. Une remise en cause et un débat sur les limites sont assurément salutaires car ils font surgir les représentations spatiales et révèlent les ambitions des acteurs. A l'heure de la gouvernance multiniveaux, les échelles territoriales des exercices de prospective sont fondamentales. La cartographie est essentielle car elle permet de décliner les différentes visions du territoire et surtout d'identifier l'orientation et la largeur des regards en fonction des problèmes posés.
4. Mise
en place des structures de pilotage de l'exercice de prospective
Pour être opérationnelles, les structures de pilotage de l'exercice de prospective devront pouvoir répondre à la nécessité de disposer de capacités heuristiques (Pôle factuel pour recueillir des données), délibératives (Pôle interactif) et conceptuelles (Pôle conceptuel pour produire des concepts structurants), à l'instar des trois pôles de La méthode créatrice, décrits par Thierry Gaudin.
Ces lieux de travail sont à géométrie variable. Le recueil des données est réalisé par un certain nombre d'experts mais peut s'étendre à des parties prenantes voire à des citoyens, car la connaissance et les représentations de ces données est multilatérale. L'appropriation du diagnostic nécessitera également que le plus grand nombre de citoyens participent au processus. De même, l'intelligence collective, le débat, la délibération doivent impliquer l'ensemble des acteurs. Enfin, les synthèses, les rapports intermédiaires et les rapports finaux seront conçus par une équipe plus restreinte mais, si possible, représentative des parties prenantes et constituée de rapporteurs et d'experts. La pertinence et la qualité de leur travail se mesureront à son appropriation par le plus grand nombre.
Une Equipe de projet, chargée de la gestion de l'exercice au quotidien, s'appuiera sur un Comité de pilotage associant les principales parties prenantes et sensibilités du territoire. Ce Comité pourra lui-même s'élargir pour constituer un groupe de travail de vingt à trente personnes travaillant à légitimer la production réalisée lors des étapes conceptuelles.
5. Programmation de l'exercice de prospective
Un exercice de prospective dure entre neuf mois et trois ans. Même si le programme doit être ajusté régulièrement en fonction des résultats des évaluations des différentes phases et étapes, l'ensemble du programme doit être élaboré et présenté aux participants dès le début. Un exercice qui s'élaborerait lui-même, chemin faisant, sans programmation précise de son déroulé, perdrait toute crédibilité aux yeux mêmes de ceux qui y participent.
La meilleure façon de procéder consiste à construire une "charte de Gantt" de l'exercice, précisant les rendez-vous des différentes phases et séquences, et de la mettre à la disposition des participants. Ce document pourra être ajusté en cours d'exercice. Il permettra de garder une attention particulière sur l'évolution du processus et surtout de tenter d'éviter les "effets entonnoirs" qui peuvent survenir en fin d'exercice lorsque le temps risque de manquer pour concilier la date de clôture, souvent liée à un événement de communication, et la finalisation du programme stratégique. Cette accélération peut en effet nuire à la bonne appropriation des résultats par les participants.
6. Elaboration du budget et financement de l'exercice
de prospective
Les moyens financiers dont disposent les organisateurs d'un exercice de prospective constituent un des facteurs de différenciation des exercices eux-mêmes. A priori, l'expérience montre que les moyens financiers nécessaires pour réaliser un exercice de prospective peuvent être limités, particulièrement lorsque la capacité de mobilisation est forte et qu'un minimum d'expertise existe au niveau du territoire. En ce sens, le désir de lancer l'exercice est plus déterminant que les éventuelles contraintes financières.
Le coût d’un exercice dépend notamment de l'éloignement des lieux des activités, du champ couvert, des effectifs de l'équipe de direction du projet, de l'organisation des événements, de l'approche choisie.
Les postes listés peuvent grever de façon plus ou moins forte le budget de l'exercice :
– la rémunération et les frais de fonctionnement de l'équipe de projet;
– l'organisation des réunions du Comité de pilotage (location de salles, repas, etc.);
– la tenue des réunions des groupes de travail (location de salles, repas);
– les animateurs et experts extérieurs;
– les événements de lancement, de restitution ou de dissémination;
– les frais d'invitation et de communication;
– etc.
7. Construction du plan de communication
de l'exercice de prospective
La communication constitue un volet particulièrement important à définir avant de se lancer dans une démarche prospective, car elle doit accompagner l'ensemble du processus. Il s’agit de préciser dans quel but il est mis en oeuvre et de cibler les informations à communiquer selon le public concerné.
La communication a plusieurs vocations : c'est un outil qui permet d'informer la population du territoire de l'avancement et des acquis de l'exercice; c'est un facteur de sensibilisation et de mobilisation des acteurs; c'est enfin un gage de bonne gouvernance et de transparence démocratique.
Les facilités nées de l'internet ont grandement multiplié la capacité de communication des opérateurs d'un exercice de prospective. Ainsi, les sites web, les forums de discussion, les wikis ou autres outils de communication doivent être utilisés pour permettre d'élargir de nombre d'acteurs impliqués dans l'exercice de prospective.
8. Résultats attendus de la phase de préparation
note exprimant le cadre et les objectifs de l’exercice (méthode, produits attendus);
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